La crisis del Covid-19 está impulsando la adopción del trabajo remoto y la educación virtual en organizaciones de todas partes del planeta. Las empresas muestran su lado humano y toman activamente precauciones en favor de clientes y colaboradores mediante soluciones de productividad y colaboración en la Nube, al tiempo que escuelas y universidades trasladan sus clases presenciales a clases en línea.
Las cifras respaldan estas tendencias. En las últimas semanas, más de 10.000 organizaciones comenzaron a utilizar Zoho Remotely, la suite gratuita de aplicaciones en la Nube para colaboración, gestión y productividad. Zoho también tuvo un crecimiento de 500% diario en la utilización de sus aplicaciones de colaboración, y de 1.000% diario en nuevos usuarios de Zoho Meeting, su sistema de comunicación instantánea.
Aunque sea desafortunado que la atención que recibe el trabajo remoto se deba a la necesidad de cerrar oficinas ante la pandemia por Covid-19, sigue siendo importante hablar de las herramientas, el software y los métodos de trabajo que harán que esta transición sea fluida y satisfactoria. Cabe recordar que esta situación se mantendrá hasta que se controle la emergencia sanitaria.
Gran cantidad de gente prefiere trabajar en una oficina -y no en su casa- por algunos beneficios puntuales, como la comida que ofrece la empresa o la posibilidad de conversar y pedir consejo a un compañero. Sin embargo, estos espacios físicos resultan costosos y limitantes para las organizaciones que han comenzado a ver una forma de mitigar los costos y expandir su fuerza laboral mediante el trabajo remoto.
Afortunadamente, existe software en la nube que facilita el trabajo, eleva la productividad, fomenta un sentido de comunidad y reduce los costos operativos. La sociedad ha llegado a un punto en el que el trabajo remoto no es un proceso engorroso.
Las empresas necesitan comprender y aprovechar las plataformas apropiadas para que los empleados tengan una experiencia laboral satisfactoria con resultados. Estos son algunos consejos que las empresas y los empleados aprovechen al máximo sus sistemas.
Las aplicaciones de mensajería instantánea han recorrido un largo camino y su funcionalidad va más allá de los mensajes de texto. Las asociaciones de telefonía han permitido mejores llamadas de audio y video directamente desde las aplicaciones de chat. El software para reuniones y las herramientas de presentación permiten una conexión fácil entre distintos puntos, lo cual gana importancia a medida que los trabajadores de oficina se adaptan a menor interacción y colaboración cara a cara.
Gran parte del día implica socializar, divertirse con los compañeros de trabajo y las aplicaciones de chat, así como los tableros de mensajes de la oficina, que además pueden ser tan poderosos para fomentar la comunidad como lo son para aumentar la productividad. Los grupos que permiten, por ejemplo, emojis o gifs de reacción pueden parecer innecesarios o auxiliares para hacer el trabajo. Sin embargo, sin ellos, el teletrabajo parecería un aislamiento eterno.
Varias empresas utilizan herramientas de productividad y colaboración en la nube. Sin embargo, algunas deberán adoptar una plataforma completa y robusta para satisfacer las necesidades de sus nuevos trabajadores remotos.
Si el sistema operativo de una compañía incluye aplicaciones de diferentes desarrolladores o las integraciones no son lo suficientemente estrechas entre ellas, los usuarios tendrán problemas para migrar, encontrar u organizar datos de forma centralizada. Esto afectaría directamente la capacidad de un equipo de ventas para obtener información del cliente, por ejemplo.
Tener un modelo de datos unificado, así como software de automatización de procesos que abarque el negocio completo, permite que personas de todos los departamentos trabajen en lo mismo en tiempo real.
En general, cuanto más fluida sea una plataforma de negocios, menos confusión general habrá en todos los niveles, y esto se vuelve extremadamente crítico para una organización con una fuerza de trabajo remota.
En lugar de ver el trabajo remoto como un factor limitante, las empresas deben considerar que la adopción de software empresarial facilita el reclutamiento de talentos de cualquier parte del mundo, acceder a expertos en la materia y colaboradores que de otro modo no estarían disponibles. Esos trabajadores y expertos remotos pueden ayudar a un negocio con la misma eficacia que si trabajaran en las mismas oficinas. Para las empresas que son nuevas en adoptar el teletrabajo o están expandiendo su fuerza laboral remota, deben probar diferentes soluciones para encontrar lo que funciona mejor para su organización.
Las personas se enorgullecen de sus empresas, con ese orgullo frecuentemente viene la sensación de que si la empresa llegó hasta donde está, así es como debe mantenerse en el futuro. Para las empresas heredadas, eso significa salas de conferencias y reuniones alrededor de la mesa del almuerzo. Ese tipo de interacciones son valiosas, sin duda, pero como ahora, no siempre es posible realizarlas. Además, no son necesarias si las herramientas adecuadas están disponibles y así es. Las empresas de la vieja escuela deben buscar empleados internos para evangelizar el uso de soluciones para el trabajo remoto. Nuevamente, la adopción es crucial. Lo que se necesita es que las empresas confíen en la tecnología para tener una fuerza laboral remota y que los empleados adopten un «futuro del trabajo» que ya está aquí.
